Jak rozliczać delegacje służbowe?
Prawidłowe rozliczenie wyjazdów w sprawach służbowych według polskiego prawa dotyczy zarówno delegacji krajowych, jak i tych zagranicznych. Niezwykle istotnym jest tutaj fakt, iż diety delegacyjne wypłacane pracownikom z racji odbywania przez nich podróży służbowych zgodnie z ustawą o PIT są wolne od podatku dochodowego. Prawo w delegacji wyraźnie określa, iż opodatkowaniu nie podlegają wcześniej wspomniane diety, jak również i inne należności za czas podróży służbowej danego pracownika (lub osoby nie będącej pracownikiem). Wysokość takich kwot określona jest jednak w oddzielnych ustawach wydawanych przez Ministra Pracy.
Wyżej wspomniane przepisy i regulacje prawne dotyczą przede wszystkim Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku „w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju”. Innym, niemniej istotnym przepisem jest także rozporządzenie dotyczące wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących takiemu pracownikowi w przypadku odbywania przez niego zagranicznej podróży służbowej.
Określony w przepisach polskiego prawa brak podatku od delegacji krajowych i zagranicznych to niewątpliwie spore udogodnienie zarówno dla pracodawców (np. delegacje przedsiębiorców), jak i samych pracowników. Fakt ten znajduje swe odniesienie w szczególności do osób stosunkowo często wyjeżdżających w podróże służbowe oraz czasowo oddelegowanych. W rozliczeniu delegacji bardzo ważne jest również prawidłowe obliczenie czasu spędzonego przez pracownika na takim wyjeździe. Oczywistym jest bowiem fakt, że aby diety otrzymane z tego tytułu mogły być zwolnione z podatku, taka podróż musi być odpowiednio udokumentowana.
Przy okazji omawiania tematu delegacji krajowych i zagranicznych warto również zwrócić uwagę za pomocą jakich środków transportu są one realizowane. Najczęściej jest to samochód – zarówno prywatny (wyjazd służbowy autem pracownika), jak i służbowy. W tym pierwszym przypadku pracownik ma pełne prawo ubiegać się o zwrot poniesionych przez siebie kosztów. Ważne jest jednak, aby nie przekroczyły one maksymalnych kwot zwrotu określonych w rozporządzeniach prawnych. Takie rozliczenie najczęściej odbywa się na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu oraz po przedstawieniu faktur za paliwo.